Firmen-Weihnachtsfeier in Südtirol planen: Checkliste mit Zeitplan

Eine Firmen-Weihnachtsfeier in Südtirol zu planen, klingt nach einem Abend. In Wahrheit sind es ein paar Monate kleiner Entscheidungen. Wer früh die richtigen Fragen klärt, hat im Dezember genau eine Aufgabe: mitfeiern. Hier ist unser Zeitplan, rückwärts gedacht vom Abend selbst, plus eine Checkliste zum Abhaken.

Warum Dezember in Südtirol eigene Regeln hat

Der Dezember ist hier kein normaler Monat. Christkindlmärkte in Bozen, Brixen, Meran oder Sterzing ziehen Gäste ins Land, die Wintersaison startet, Hotels und Säle sind früh vergeben. Dazu kommen ein paar ganz praktische Punkte:

• Es wird früh dunkel. Gegen halb fünf ist es Nacht. Wer draußen einen Empfang plant, braucht Licht und Wärme.
• Wetter ist ein Faktor. In den Tälern ist es oft nur kalt, auf dem Ritten, in Feldthurns oder im Pustertal kann Schnee liegen. Glatte Straßen verändern die Anreise.
• Die Freitage sind begehrt. Die Freitage Anfang und Mitte Dezember sind am schnellsten weg. Ein Donnerstag oder ein Termin Ende November ist oft entspannter und genauso festlich.

Der Zeitplan: rückwärts vom Abend

4–6 Monate vorher: Rahmen festlegen

• Ziel klären. Dankeschön ans Team? Kundenevent? Jahresabschluss mit Rede? Das Ziel entscheidet über Format und Budget.
• Gästezahl schätzen. Nur Team oder mit Partnerinnen und Partnern? Kommen Kolleginnen und Kollegen aus anderen Standorten?
• Budget grob festlegen. Pro Person denken, nicht als Gesamtsumme (mehr dazu unten).
• Zwei, drei Wunschtermine sammeln und intern abstimmen, bevor ihr Locations anfragt.
• Location anfragen. Gerade Kellereien, Weingüter oder besondere Räume sind im Dezember gefragt.

2–3 Monate vorher: Partner fixieren

• Catering und Bar buchen. Klärt dabei, ob die Location eine eigene Küche hat oder ob das Catering autark arbeiten muss.
• Format entscheiden: Stehempfang, Setzessen oder eine Mischung.
• Programm skizzieren. Rede der Geschäftsführung, Ehrungen, Musik, vielleicht ein Mitmach-Element wie ein Cocktailkurs.
• Save-the-Date verschicken. Je früher, desto weniger Absagen wegen anderer Feiern.

4–6 Wochen vorher: Details

• Einladung mit Anmeldung verschicken, inklusive Abfrage von Unverträglichkeiten und Ernährungsform (vegetarisch, vegan, glutenfrei).
• Anreise und Heimweg organisieren: Shuttle, Taxi-Kontingent, Fahrgemeinschaften.
• Ablauf mit Location und Catering durchgehen: Aufbauzeiten, Zufahrt, Strom, wo wird ausgegeben, wo steht die Bar.
• Technik klären: Mikro für die Rede, Musik, Beleuchtung.

1–2 Wochen vorher: finale Zahlen

• Gästezahl final melden. Die meisten Caterer brauchen eine fixe Zahl einige Tage vorher.
• Allergene und Sonderwünsche final weitergeben.
• Ansprechperson für den Abend festlegen, die erreichbar ist, aber nicht alles selbst machen muss.
• Wetter-Check für Anfahrt und einen eventuellen Außenbereich.

Am Tag selbst

• Einen Puffer für den Aufbau einplanen.
• Kurz vor Beginn ein letzter Abgleich mit Location und Catering.
• Dann: Handy weg, mitfeiern.

Der Tag danach

• Kurzes Danke an Team, Location und Dienstleister.
• Was lief gut, was nicht? Drei Stichpunkte notieren. Die Planung fürs nächste Jahr beginnt genau hier.
• Fotos sammeln und teilen, falls das gewünscht ist.

Budget: pro Person denken

Die ehrlichste Rechnung ist: Was ist euch ein Abend pro Person wert? Dann passt ihr Format und Umfang an, nicht umgekehrt. In ein Budget gehören typischerweise:

Posten	Worauf achten
Essen	Pro Person, plus eventuelle Mindestumsätze
Getränke	Pauschale oder nach Verbrauch? Mit 0,0 %-Angebot?
Location	Miete, Endreinigung, Zeitfenster
Programm	Musik, Mitmach-Element, Moderation
Anreise und Heimweg	Shuttle, Taxi-Gutscheine
Puffer	Rund zehn Prozent für Unvorhergesehenes

Zur Orientierung: Bei MAJA hängt der Preis von Gästezahl, gewählten Modulen, Location und Dauer ab. Ein Streetfood-Paket für eine Hand ist anders kalkuliert als ein Abend mit Bar und Extras. Ihr bekommt innerhalb von 48 Stunden ein individuelles Angebot über unsere Anfrage. Achtet bei jedem Angebot darauf, ob Preise netto oder brutto sind und was genau enthalten ist. Was unsere drei Pakete unterscheidet, steht auf der Seite Pakete.

Location: die Fragen, die oft vergessen werden

• Gibt es eine Küche? Viele schöne Orte, etwa Kellereien oder historische Räume, haben keine. Dann braucht ihr ein Catering, das autark arbeitet.
• Bis wann darf gefeiert werden? Sperrstunde und Lautstärke-Regeln vorher klären.
• Wie ist die Zufahrt im Winter? Steile Zufahrten und Schnee sind für Gäste und Lieferanten ein Thema.
• Garderobe. Im Dezember tragen alle dicke Jacken. Wohin damit?
• Gibt es einen warmen Empfangsbereich? Nichts kühlt die Stimmung so sehr wie 20 Minuten Warten in der Kälte.

Stehempfang oder Setzessen?

Beides funktioniert. Die Frage ist, was euer Abend sein soll.

Setzessen passt, wenn Reden und Ehrungen im Mittelpunkt stehen und das Team eher klein ist. Nachteil: Wer neben wem sitzt, bleibt dort meist den ganzen Abend.

Stehempfang mit Streetfood passt, wenn die Leute sich mischen sollen. Abteilungen, die sich sonst nur per Mail kennen, kommen ins Gespräch. Wichtig ist, dass das Essen wirklich im Stehen funktioniert: eine Hand für das Essen, eine für das Glas. Kein Besteck, nichts, was tropft. Ein paar Stehtische und einige Sitzmöglichkeiten für alle, die nicht den ganzen Abend stehen wollen, gehören trotzdem dazu.

Die Mischung: Empfang mit Fingerfood und Drinks, danach ein gemeinsamer Hauptgang, zum Schluss etwas Süßes an der Bar. So planen wir das bei MAJA gern: Das Essen wird für jeden Abend neu zusammengestellt, mit einem Hauptgericht, Streetfood für eine Hand, Beilagen zum Teilen und einem Dolce.

Getränke: an alle denken, auch an die 0,0 %-Gäste

Auf jeder Weihnachtsfeier gibt es Leute, die nicht trinken: weil sie fahren, schwanger sind, Medikamente nehmen oder einfach keine Lust haben. Für sie ist ein Glas Orangensaft den ganzen Abend lang wenig festlich. Plant deshalb bewusst ein alkoholfreies Angebot auf Augenhöhe ein, also Drinks, die genauso schön aussehen und genauso gut schmecken wie die klassischen Cocktails.

Unsere Bar mixt beides: klassische Cocktails und 0,0 %-Drinks auf Bar-Niveau. 0,0 % Alkohol. 100 % Geschmack. Unabhängig davon, mit wem ihr feiert: Fragt beim Angebot konkret nach, welche alkoholfreien Optionen es gibt.

Anreise und Heimweg

Das Thema, das am häufigsten zu spät auf dem Zettel landet.

• Shuttle ab Firmensitz oder Bahnhof lohnt sich vor allem bei Locations außerhalb der Städte.
• Taxis sind an Dezember-Freitagen knapp. Früh reservieren oder ein Kontingent anfragen.
• Öffentliche Verkehrsmittel: Letzte Verbindungen prüfen und in der Einladung nennen.
• Fahrgemeinschaften mit klar benannten Fahrerinnen und Fahrern, die ihr mit guten 0,0 %-Drinks versorgt.
• Übernachtung: Bei Gästen aus anderen Tälern ein Zimmerkontingent in der Nähe in Betracht ziehen.

Teambuilding-Idee: Cocktailkurs statt Rede-Marathon

Wenn ihr dem Abend einen gemeinsamen Moment geben wollt, ist ein Cocktailkurs eine gute Wahl. Alle stehen hinter der Bar, mixen selbst, probieren, lachen über die erste misslungene Garnitur. Das bricht das Eis schneller als jede Vorstellungsrunde.

Unser Cocktailkurs für Firmen ist für Gruppen um die 25 Personen gedacht. Max leitet an, jede Person mixt zwei Cocktails, klassisch oder 0,0 %. Das lässt sich gut als Auftakt der Weihnachtsfeier einplanen, bevor das Essen startet.

Die Checkliste zum Abhaken

Rahmen

• Ziel des Abends definiert
• Gästezahl geschätzt
• Budget pro Person festgelegt
• Wunschtermine intern abgestimmt

Location und Partner

• Location gebucht, Küche ja/nein geklärt
• Sperrstunde und Zeitfenster geklärt
• Catering und Bar gebucht
• Format entschieden (Stehen, Sitzen, Mischung)

Gäste

• Save-the-Date verschickt
• Einladung mit Anmeldung und Allergen-Abfrage verschickt
• Finale Gästezahl und Allergene gemeldet

Abend

• Programm und Technik geklärt
• 0,0 %-Angebot eingeplant
• Anreise und Heimweg organisiert
• Ansprechperson für den Abend benannt
• Wetter-Check gemacht

Danach

• Danke verschickt
• Learnings für nächstes Jahr notiert

Eure Weihnachtsfeier mit MAJA anfragen

Ihr wollt Streetfood, das im Stehen funktioniert, und eine Bar, an der auch die 0,0 %-Gäste etwas Besonderes bekommen? Gebt im Konfigurator Datum, Gästezahl und Location ein. Innerhalb von 48 Stunden bekommt ihr einen Menüvorschlag mit Angebot. Mehr zu Firmenfeiern mit uns findet ihr unter Firmenevents. Euer Event. Euer Menü.